L’email demeure le moyen de communication par excellence au sein d’une entreprise, et pour les échanges avec les personnes extérieures (clients, fournisseurs, partenaires, etc).

Les origines de ce protocole remontent jusqu’à 1971, et on peut saluer son extrême longévité tout en regrettant ses erreurs de conception qui n’étaient pas problématiques à l’époque, mais qui font de nos jours le bonheur des spammeurs et autres personnes mal intentionnées.

Quel fournisseur email pour quel usage

Avant d’identifier un fournisseur d’email, la première chose à faire est d’identifier son usage. La solution email retenue pourra être très différente en fonction de la nature de votre usage.

Nature de l’usage

• Emails envoyés et reçus par des usagers humains ?
• Emails transactionnels envoyés par un logiciel de gestion (eCommerce, ERP, CI/CD, …) à des fins de suivi de processus depuis une adresse de type no-reply ?
• Emails de newsletters envoyés automatiquement en lots par un système automatique dans un but de communication marketing ?

Emails envoyés et reçus par des usagers humains

Nous nous situons ici dans le cas d’usage le plus courant en matière d’emails, celui où des usagers humains ont besoin d’émettre et de recevoir des emails dans une but de communication entre êtres humains.

Contraintes les plus courantes pour cet usage

Contraintes de volume

• De combien de boites email avez-vous besoin ?
• De quel volume de stockage (Go) par boite avez-vous besoin ?

Contraintes humaines

• Les usagers de votre organisation sont-ils habitués à un client email particulier ou à un webmail particulier ?

Contraintes logicielles

• Les logiciels et systèmes de votre entreprise sont-ils compatibles avec les dernières normes et protocoles en vigueur ? Si non, il est recommandé de mettre ses postes de travail à jour avec un OS et un client email récents.
• Souhaitez-vous consulter vos emails sur l’ordinateur seulement, ou également sur le smartphone ?

Quelques fournisseurs email et leurs spécificités

Voici quelques fournisseurs email bien connus avec quelques commentaires à leur sujet.

• OVH, une société française bien connue pour ses offres d’hébergement diverses. La réputation de cette société s’est un peu ternie depuis l’incident des incendies de datacenters à Strasbourg mais c’est encore un pilier français de l’hébergement low-cost.
  • Hébergement en France, donc participation au tissu économique et social du pays tout en bénéficiant de lois européennes quant à la gestion des données et notamment des données personnelles.
  • Offre E-mail Pro : à réserver aux particuliers, comme son nom ne l’indique pas. Protocoles IMAPS et SMTPS. Offre dénuée d’agenda. Prix très bas.
  • Offre Hosted Exchange : compte email géré par un serveur Microsoft Exchange 2016. Protocole Exchange propriétaire en plus de IMAPS et SMTPS. Cette offre comporte un agenda compatible Outlook et smartphones. Rapport qualité-prix plutôt bon. La possibilité d’exporter au format PST son compte Exchange pour archivage externalisé est un gros plus.
• Microsoft Office 365. La firme de Redmond s’est imposée dans le paysage cloud suite à des investissements massifs dans le secteur. Les offres email s’échelonnent entre 5€HT et 20€HT/mois en fonction des services associés et sont connues pour leur parfaite intégration à WIndows et à la suite Office.
  • Il semblerait que Microsoft dispose de datacenters situés en France. Encore faut-il être capable de s’assurer de l’endroit où sont hébergés VOS services. Les USA étant connus pour l’extra-territorialité de leur droit, on peut se demander si l’emplacement géographique d’hébergement apporte quoi que ce soit sur la confidentialité des données personnelles.
  • La lisibilité des offres n’est pas toujours optimale avec des remaniements fréquents, et une certaine difficulté à obtenir des renseignements techniques pointus avant de passer la commande.
  • En tant que décideur informatique, on ne vous reprochera jamais d’avoir choisi Microsoft.
  • Un gros avantage de la solution est son interopérabilité avec énormément de services tiers : CRM (exemple : Hubspot), ERP, logiciels collaboratifs (exemple : Slack) etc.
• Google Workspaces. On ne présente plus Google, qui est arrivé sur le secteur de l’email assez tardivement en 2004, avec un service Gmail se démarquant pour son gros volume de stockage, stratégie cohérente avec la possible exploitation et monétisation des données personnelles.
  • A priori, Google héberge ses données aux USA. Google est connu pour monétiser les données de ses utilisateurs par de la publicité. Les USA sont connus pour exploiter massivement les données à des fins de renseignement, et pour l’extra-territorialité de leur droit.
  • En tant que décideur informatique, on ne vous reprochera jamais d’avoir choisi Google, même si cela peut sembler curieux.
  • Un gros avantage de la solution est l’efficacité de la suite d’outils web, et l’interopérabilité avec des services tiers : CRM (exemple : Hubspot, ERP, logiciels collaboratifs (exemple : Slack), …

En synthèse, si votre besoin se résume à de l’email + l’agenda, de nombreuses offres pourront vous convenir. SI vous souhaitez absolument une parfaite compatibilité avec un riche écosystème de services tiers (CRM, ERP, …) alors les services de Microsoft ou de Google sont tout indiqués.

On pourrait aussi citer : Gandi, Infomaniak, … La liste des offres du marché est longue et il est impossible d’être exhaustif.

Emails transactionnels

Ces emails sont envoyés par des systèmes informatiques automatisés tels que des ERP ou des eCommerces. Ils sont déclenchés au bénéfice du récipiendaire suite à son action spécifique tel qu’un achat eCommerce.

Il est important que ces emails arrivent à destination avec un bon taux de délivrabilité. Tout échec d’envoi de ce type d’emails pourra entraîner l’impossibilité pour le destinataire de suivre une commande, de réinitialiser son mot de passe, ou autre action de ce type.

Il semble approprié de ne pas utiliser le même service d’emails pour les emails transactionnels que celui qui est utilisé pour les usagers humains pour différentes raisons :

• Compartimentation des services et plus grande résilience. En cas de compromission de vos postes de travail par un virus, le système d’emails transactionnels n’est pas affecté. En cas d’attaque de votre serveur web par un pirate, le système d’emails de l’entreprise n’est pas affecté.
• Compartimentation des réputations de vos serveurs d’émission dans la lutte contre le spam. Une vague d’emails transactionnels n’engendrera pas de contres-mesures massive de la part des serveurs destinataires vis à vis de vos emails humains.
• L’envoi d’emails transactionnels nécessite un serveur SMTP, généralement depuis une adresse d’émission seulement (no-reply) qui se passe d’espace de stockage et d’accès IMAP ou Exchange.

Pour ce type d’emails dans le cas d’un eCommerce, je conseille d’abord de réduire au maximum le nombre d’emails envoyés par transaction. Pour une commande en ligne par exemple, on ne devrait pas recevoir plus d’un ou deux emails. Il me semble approprié de regrouper un maximum d’informations sur un même email. Par exemple, si vous souhaitez inciter vos clients à vous noter sur une plateforme de notation indépendante, communiquez-leurs le lien dans l’email de confirmation de commande plutôt que dans un email dédié.

Dans le cas de serveurs d’hébergements dédiés à un seul site web, j’ai pour habitude d’émettre les emails depuis le même serveur (même IP) que le serveur web. Dans ce cas précis, cela fonctionne plutôt bien car la réputation de l’IP du serveur SMTP dépend exclusivement de vos envois à vous.

Dans le cas de serveurs mutualisés c’est plus compliqué, il pourra être indispensable de mettre en place un serveur SMTP externe et si possible dédié à vos envois. Encore une fois, on cherche à ce que la réputation de votre serveur SMTP ne soit pas salie par d’autres émetteurs que vous-même.

Si vous configurez un serveur SMTP d’un service orienté newsletters qui utilise des serveurs mutualisés entre plusieurs milliers de clients, cela fonctionnera en théorie, mais la délivrabilité risque d’être médiocre.

Emails de newsletters

Si vous souhaitez envoyer des newsletters, c’est cette catégorie d’emails qui génèrera les plus gros volumes d’émission, avec la plus forte probabilité de déclencher des mesures anti-spam chez vos destinataires. Après tout, même si vous fournissez des efforts pour rédiger des newsletters intéressantes, il est tout à fait possible que certains destinataires les associent à du spam indésirable.

On peut raisonnablement s’attendre à ce que la réputation des serveurs d’émission de ce type de mails soit mauvaise. Par conséquent il est indispensable de dissocier vos serveurs d’émission de newsletters de tous les autres.

Des services commerciaux comme Sendinblue, Mailjet, Mailgun etc sont tout indiqués. La délivrabilité des emails risque de ne pas être très bonne, mais au moins les entreprises qui proposent ce type de services s’occuperont elles-mêmes d’optimiser leur taux de délivrabilité et de « laver » la mauvaise réputation de leurs serveurs d’envoi (retrait des DNSBL etc).